6 Tips voor een goede administratie

Wat is een goede administratie? Ferry Hoogerheijde, startersvoorlichter van de Belastingdienst, en ‘Freelancer van het jaar 2018’ Britt van Smeerdijk delen hun tips en ervaringen.

Administratietips van Ferry

Ferry: “Hoe je jouw administratie precies inricht, hangt helemaal af van het type bedrijf. Vanuit de fiscus zijn er een aantal voorwaarden. Allereerst moet de administratie passen bij jouw onderneming. Als je op de markt groente en fruit verkoopt, heb je een andere administratie nodig dan wanneer je als consultant werkt. Daarnaast moet de administratie actueel, raadpleegbaar en controleerbaar zijn, en is er een bewaarplicht van zeven jaar.”

•  Actueel en raadpleegbaar: houd regelmatig je administratie bij (bijvoorbeeld één keer per week) en zorg ervoor dat jouw administratie op ieder moment te raadplegen is. Dan heb je altijd zicht op hoe het met je onderneming gaat. Bovendien helpt het je bij het doen van de btw-aangifte. Na afloop van een kalenderkwartaal heb je namelijk een maand de tijd om je btw-aangifte en -betaling te doen. Als je administratie up-to-date is, kun je de benodigde gegevens zo overnemen.
  
• Controleerbaar: je administratie dient zo te zijn ingericht dat een belastingcontrole binnen redelijke termijn mogelijk is. Zorg er dus voor dat jouw administratie toegankelijk is. Werk bijvoorbeeld met een online boekhoudpakket waarin je je administratie op eenvoudige wijze kunt bijhouden.
• Bewaartermijn: de bewaartermijn voor de administratie is in principe zeven jaar na afloop van het boekjaar. In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij onroerende zaken, geldt een bewaartermijn van tien jaar. De administratie die je digitaal bijhoudt, kun je digitaal bewaren en hoef je niet te printen. Het is wel belangrijk dat deze gegevens de gehele bewaarperiode te raadplegen zijn. Gebruik je een digitale agenda, bijvoorbeeld in je telefoon? Maak dan regelmatig een back-up en bewaar de gegevens, ook als je een nieuwe telefoon in gebruik neemt.

Online boekhouden

Ondernemer Britt van Smeerdijk, die in 2018 werd uitgeroepen tot ‘Freelancer van het jaar’, kiest voor online boekhouden. Britt: “Ik startte Booming productions in 2016. Het eerste kwartaal deed ik mijn administratie zelf. Helaas miste ik de deadline voor de kwartaal btw-aangifte en kreeg ik een naheffingsaanslag en een boete. Dat wilde ik niet nog een keer meemaken. Ik heb de hulp ingeschakeld van een adviseur en werk nu met een online boekhoudpakket. Online boekhouden is voor mij de ideale oplossing. Hiermee houd ik sturing op mijn bedrijfsvoering en leer ik tijdens het doen van mijn administratie. Mijn financieel adviseur corrigeert mij wanneer ik fouten maak bij bijvoorbeeld het invoeren van mijn bonnen en facturen. Ook wees hij mij op de diverse ondernemersfaciliteiten waar ik als ondernemer voor de inkomstenbelasting recht op heb. Ik heb inmiddels geen recht meer op de startersaftrek, maar ik heb nog wel recht op de zelfstandigenaftrek en de MKB-winstvrijstelling. Hierdoor mag ik een bepaald bedrag van mijn winst aftrekken, waardoor de belasting die ik moet betalen lager wordt.

Britt van Smeerdijk.

Zulke tips en hulp op afstand zijn fijn. Er komt al zoveel kijken als je een onderneming start, ik verdiep me liever in dingen die ik écht leuk vind.”

Tips van ondernemer Britt van Smeerdijk:

• Houd je zakelijke- en privé-administratie gescheiden.
• Is een factuur betaald? Reserveer dan direct het btw-bedrag en een bedrag voor de inkomstenbelasting. Als je dit apart zet, weet je precies hoeveel je van de betaalde factuur overhoudt en je dus kunt besteden.
• Verdiep je in de diverse ondernemersfaciliteiten die er zijn, mogelijk heb je er recht op. Ik heb laatst bedrijfsmiddelen aangeschaft, zoals een laptop. Omdat ik in één jaar in totaal meer dan € 2.300 had besteed aan bedrijfsmiddelen kon ik hier gebruik van maken. Een extra aftrekpost waardoor ik minder belasting hoef te betalen. Als je net start met ondernemen, helpen alle kleine beetjes.

Ga voor meer informatie en hulpmiddelen voor (startende) ondernemers naar belastingdienst.nl/starters. Of beluister deze podcast waarin starters in gesprek gaan met elkaar en tips krijgen over een aantal belangrijke onderwerpen.